У распределённых команд часто есть общая проблема: коммуникации. То, насколько хорошо людям удаётся общаться, может быть залогом эффективной работы или причиной полного провала.

Мы пообщались с разными специалистами — менеджерами, тим-лидами, разработчиками — о том, с какими недоразумениями они сталкивались в работе на расстоянии, и как их избежать.

Соберитесь вместе в начале проекта

Главная сложность работы в распределённой команде — вы не можете видеться со своими коллегами каждый день и делиться новостями за чашкой кофе. Потому важно хотя бы на старте проекта встретиться всей командой воочию. Наталья Милостная, QA Lead в Beetroot, говорит, что время проведенное под одной крышей, может стать самым продуктивным для проекта и команды в общем — при личной встрече все вопросы решаются легче и быстрее.

Промежуточные тимбилдинги, корпоративы и прочие поводы для сбора не менее важны. Но как бы сложно и затратно не было организовать встречу команды в самом начале — результат того стоит.

Пишите понятные сообщения

Вы же не из тех людей, правда? Не из тех, которые пишут в чате «привет», а потом молчат? «Привет, у меня важное дело» — тоже плохо. Хуже этого только вот так:

привет

есть

важное

дело

ты тут

?

Чтобы сделать ваше общение в чатах более эффективным, пользуйтесь формулой новостных журналистов, которая называется «5W», где W означает Who, What, When, Where, Why. Очень советуем и вам попробовать — ответов на эту пятёрку достаточно, чтобы чётко формулировать мысль.

Это, однако, вовсе не означает, что внутри команды вы должны общаться, как роботы. Если хочется поговорить о всяком-разном — например, о горячей воде в Киеве или о дешёвых билетах на Шри-Ланку, — создайте отдельный чат. У нас в Beetroot он называется #random. Для рабочих вопросов — свои каналы коммуникации.

Команде в помощь — документ, из которого ясно кто чем занимается, за что отвечает и как с ним связаться в случае необходимости. Создать такой документ — тот ещё вызов. Но, поверьте, все усилия того стоят.

 

Чаще говорите друг с другом

Простой совет: чтобы построить эффективную коммуникацию внутри распределённой команды, говорите друг с другом. Однако этот же принцип легко превратить в самое занудное и контрпродуктивное занятие. Например, когда вы проводите встречу без всякого смысла — просто потому что она была в календаре.

Чтобы ваши сотрудники коллективно не закатывали глаза перед очередным видеозвонком, сперва пришлите каждому из них список тем для обсуждения — каждое должно иметь чёткий перечень тем и вопросов. Трофим Продайвода, back-end разработчик с более чем 10-летним опытом работы в удалённых командах, уверен, что общение должно происходить с определённой целью и по необходимости. Нет причины — может, лучше никого и не дёргать?

Добавляйте в разговор эмоций 😉

Австралийские специалисты по языку тела и человеческому поведению Аллан и Барбара Пиз утверждают, что при помощи слов мы передаём только 7% информации. Ещё 38% — это тон голоса, интонация, другие звуки, остальные же 55% — поза, жесты и мимика. То есть то, что вы сообщили в письме — это даже не 10-я часть того, что вы могли бы сообщить при встрече.

Чтобы дополнить картину, добавляйте эмоций в переписку, — эмоджи, GIF или банальные двоеточия со скобочками. Такие сообщения точно расскажут больше. Однако никогда, ни при каких обстоятельствах, не делайте вот так: «Всё пропало!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!», или «Ну, не знаю……….. Спроси меня об этом через месяц?????????))))))».

У людей на одном проекте часто появляется общий сленг. И это хорошо: так им проще понять друг друга. Но в разговоре с коллегами помните, что это только ваш сленг, ваши сокращения и ваши шуточки. Не факт, что люди из другой социальной группы их поймут. Нет разницы, написали вы «давай пож в чт» или «смерджу лаеры — и готово!» — для собеседника это всё равно белиберда. Чтобы не усложнять жизнь себе и другим, просто представьте, что вы говорите со своей бабушкой. Вот ваша бабушка поняла бы, если бы вы сказали ей «ба, давай пож в чт»?

На случай технических неполадок должен быть план-Б

Жить в эпоху технологий круто, но никто ещё не отменял глюки Skype, плохой интернет или треснувший провод в наушниках. Никогда не лишне иметь план Б на случай, если одна из платформ внезапно перестанет работать: «…Skype завис, все идём в Hangouts!». Умение мигрировать между рабочим ПО ценно, особенно когда это нужно сделать быстро.

Бывает, что вам мешает понимать друг друга не технический, а языковой барьер (даже если говорите вы на одном языке). В любом случае, не бойтесь попросить собеседника говорить медленнее или повторить только что сказанное. Да и сами не обижайтесь, если вдруг и вам предложат сделать то же самое.

Убедитесь, что всем всё ясно

Часто команды заканчивают групповой звонок фразой «Всем всё ясно?». Типичный вопрос, но очень деструктивный. Представьте: идет 40-я минута звонка:

— Ну что, всё ясно?

— …да-а! — многозначно кивают вам в ответ люди, которые до этого момента дремали и проснулись только после вашего вопроса.

А потом начинают делать непонятно что, ждать дополнительных инструкций, переспрашивать сотрудников — одним словом, тратить время зря. Ещё одна проблема вопроса «Всем всё ясно?» в том, что поставленную задачу разные люди могут понимать по-разному. Поэтому вместо «всё ясно?» лучше попросите всех рассказать, как они планируют работать над задачей — озвучить, что именно от них требуется. Такой способ закончить разговор точно эффективнее.

Вам всё ясно? 🙂