У розподілених командах часто є спільна проблема: комунікації. Те, наскільки добре люди спілкуються один з одним, може бути запорукою ефективної роботи або причиною повного провалу.

Ми поговорили з різними спеціалістами — менеджерами, тім-лідами, розробниками — про те, з якими непорозуміннями вони стикались у роботі на відстані, і як їх уникнути.

Зустріньтесь на самісінькому початку проекту

Головна складність роботи у розподіленій команді — ви не можете зустрічатись зі своїми колегами щодня та ділитись новинами за філіжанкою кави. Тому так важливо зібратись разом із командою принаймні на старті нового проекту. Наталiя Милостна, QA Lead у Beetroot, каже, що цей час, що ви його проведете разом, може стати найбільш плідним для роботи та команди загалом — при особистій зустрічі легше вирішити будь-яке питання.

Проміжні тімбілдінги, корпоративи та решта приводів до зустрічі всієї команди не менш важливі. Але як важко (чи дорого) не було б зібрати всіх разом на початку — результат їх точно компенсує.

Пишіть зрозумілі повідомлення

Ви ж не з тих людей, правда? Не з тих, хто пише у чаті єдине “привіт”, а далі мовчить? «Привіт, маю важливу справу» — теж погано. Але ще гірше ось так:

привіт

маю

важливу

справу

ти тут

?

Щоб зробити ваше спілкування в чатах більш ефективним, користуйтесь формулою новинарних журналістів, що називається «5W», де W означає Who, What, When, Where, Why. Відповідей на ці п’ять запитань достатньо, щоб створити чітку комунікацію.

Це, однак, не означає, що всередині команди ви маєте завжди спілкуватись, як роботи. Якщо кортить поговорити про наболіле — скажімо, про гарячу воду в Києві чи дешеві квитки на Шрі-Ланку, — створіть окремий чат. У нас в Beetroot такий є: зветься #random. Для питань по роботі — окремі розмови та канали комунікації.

Допоміжна річ — документ, з якого зрозуміло, хто у команді чим займається, за що відповідає та як з ним зв’язатись у разі потреби. Створити цей документ — той ще виклик. Проте всі зусилля будуть того варті.

Говоріть один з одним частіше

Здається все так легко: просто спілкуйтесь частіше та розгалужена команда працюватиме, як годинник. Але інколи цей метод перетворюється на найбільш нудне та не ефективне заняття. Наприклад, коли розмови стають беззмістовним витрачанням часу, а зустрічі відбуваються тільки тому, що вони заплановані в Google Calendar.

Аби уникнути колективного закочування очей, кожне обговорення має мати чіткий список тем. Трохим Продайвода, back-end розробник з більш як 10-річним стажем роботи у віддалених командах, впевнений, що спілкування повинно відбуватись з чіткою метою та за нагальної потреби. Немає потреби — може не варто й починати?

Додавайте у розмову емоцій 😉

Австралійські спеціалісти з мови тіла та людської поведінки Алан та Барбара Піз стверджують, що за допомогою слів ми передаємо лише 7% інформації. Ще 38% — це тон голосу, інтонація, супровідні звуки, а решта 55% — поза, жести, міміка. Тобто те, що ви написали у своєму повідомленні, — це навіть не 10-та частина від того, що ви насправді могли б сказати при особистій зустрічі.

Додавайте емоцій у переписку, щоб вас краще розуміли — емоджі, GIF чи банальні двокрапки з дужками. Але ніколи, ні за яких обставин, не робіть отак: «Все пропало!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!», або «Я не знаю……….. Напиши мені десь за місяць?????????))))))».

У людей, що мають спільний проект, частіше за все, буває і спільний сленг. І це добре: так люди краще розуміють один одного. Проте у розмові з колегами та клієнтами пам’ятайте, що це ваша мова, ваші скорочення та ваші жарти. Не факт, що люди з іншої соціальної групи їх зрозуміють. Немає різниці, написали ви «давай пож в чт» чи «змердж лаєри» — для співрозмовника це однаковий ребус. Щоб не створювати труднощів собі та іншим, просто уявіть, що маєте пояснити суть справ своїй бабці. От ваша бабця б зрозуміла, якби ви їй написали «давай пож в чт»?

Майте план-Б на випадок, якщо техніка відмовить

Жити в епоху технологій круто, але ніхто не відміняв глюк скайпу, поганий інтернет-зв’язок чи навіть поламані навушники. Тому завжди потрібно мати план Б на випадок, якщо одна з платформ зненацька перестане працювати: «…Skype завис, всі йдемо у Hangouts!». Вміння мігрувати між робочим ПО цінне, особливо коли це треба зробити швидко.

Буває, що вам насправді заважає навіть не технічний, а мовний бар’єр (інколи — навіть якщо ви говорите однією мовою). У будь-якому разі, не бійтесь попросити співрозмовника говорити повільніше чи повторити щойно сказане. І самі не ображайтесь, якщо вас попросять зробити те саме.

Впевніться, що всім все ясно

Часто команди завершують свої розмови фразою «все ясно?». Це типовий вислів, але дуже деструктивний. Ось уявіть: йде 40-ва хвилина зустрічі:

— Ну що, все зрозуміло?

— …так! — впевнено киває людина на іншому кінці дроту, яка весь цей час могла дрімати і не слухати, що їй втовкмачували.

А потім робить навмання, чекає додаткових інструкцій, перепитує інших співробітників про зміст завдання — одним словом, виконує купу зайвої роботи. Ще одна проблема питання «Чи все ясно?» в тому, що задачу кожен може зрозуміти на свій лад. Тому краще просіть людей, відповідальних за завдання, наприкінці розмови повторити, що саме від них вимагається зробити. Такий спосіб підсумувати розмову точно дієвіший.

Вам все ясно? 🙂